Nutzungsbedingungen

1. Geltungsbereich und Vertragspartner

Diese Nutzungsbedingungen („Bedingungen“) gelten für die Nutzung der GuidedBuying App für Microsoft Teams („App“) sowie der über die App erreichbaren Dienste, Funktionen, Agenten, Programmierschnittstellen (APIs), Tool-Schnittstellen (z. B. MCP) und Integrationen der Guided Buying AI GmbH („GuidedBuying“, „wir“). Die App und die damit verbundenen Dienste sind ausschließlich für die geschäftliche Nutzung durch Unternehmen, Organisationen und deren autorisierte Benutzer bestimmt. Eine Nutzung durch Verbraucher ist nicht vorgesehen.

Vertragspartner von GuidedBuying ist das Unternehmen oder die Organisation („Kunde“), mit dem bzw. der ein Nutzungsvertrag über die Dienste geschlossen wurde. Diese Bedingungen werden durch eine hierzu vertretungsberechtigte Person des Kunden vereinbart, insbesondere im Rahmen eines Angebots, Auftrags oder Freischaltungsprozesses, in dem auf diese Bedingungen mit Versionsstand Bezug genommen wird. Die technische Installation, Aktivierung oder Freigabe der App durch einen Administrator ersetzt diese rechtsgeschäftliche Vereinbarung nicht und begründet keine weitergehenden kommerziellen Verpflichtungen. Autorisierte Benutzer des Kunden nutzen die Dienste im Rahmen des jeweiligen Kundenvertrags; der Kunde stellt sicher, dass seine Benutzer diese Bedingungen kennen und einhalten.

Für Demo- oder Testzugänge ohne bestehenden Kundenvertrag gelten diese Bedingungen ab der ausdrücklichen Annahme durch eine vertretungsberechtigte Person des jeweiligen Unternehmens.

2. Vorrang individueller Vereinbarungen

Bestehen zwischen GuidedBuying und dem Kunden gesonderte Vereinbarungen (insbesondere SaaS-, Rahmen-, Projekt-, Rollout- oder Lizenzverträge, Service Level Agreements oder Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO), gehen diese den vorliegenden Bedingungen im Umfang ihres Regelungsgegenstands vor. Diese Bedingungen gelten insoweit ergänzend.

Für Kunden, mit denen diese Bedingungen nicht vereinbart wurden, gilt ausschließlich der jeweilige Kundenvertrag. Soweit die von GuidedBuying erbrachten Datenverarbeitungsdienste und das jeweilige Kundenverhältnis den Regelungen des Kapitels VI der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act) unterliegen und der Kundenvertrag hierzu keine oder eine für den Kunden weniger günstige Regelung enthält, gewährt GuidedBuying dem Kunden die im Anhang „Wechsel und Datenexport“ beschriebenen gesetzlichen Wechselrechte (Ziffer 21). Die übrigen Regelungen des Kundenvertrags bleiben unberührt.

3. Microsoft-Dienste und Drittanbieter

Die App wird innerhalb von Microsoft Teams bzw. Microsoft 365 bereitgestellt. Microsoft ist nicht Anbieter der GuidedBuying-Dienste und übernimmt für diese keine Verantwortung. Microsoft Teams, Microsoft 365 und Microsoft Entra ID sind Dienste der Microsoft Corporation bzw. ihrer verbundenen Unternehmen und unterliegen zusätzlich den jeweiligen Bedingungen von Microsoft. Für die Nutzung der Microsoft-Dienste ist der Kunde im Verhältnis zu Microsoft selbst verantwortlich.

4. Berechtigte Nutzung

Die App und die Dienste dürfen ausschließlich für den vorgesehenen geschäftlichen, beschaffungsbezogenen Zweck und nur durch Benutzer verwendet werden, die vom Kunden dazu autorisiert sind. Benutzer dürfen nur auf diejenigen Daten, Kataloge, Lieferanten, Funktionen und Integrationen zugreifen, für die sie berechtigt sind.

Zugangsdaten, Sitzungen (Sessions), Token, API-Credentials und sonstige Authentifizierungsinformationen sind vertraulich zu behandeln und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Der Kunde bzw. dessen Administratoren sind für die Vergabe und Pflege kundenseitiger Berechtigungen verantwortlich, soweit diese nicht durch GuidedBuying verwaltet werden. Benutzer haben die internen Einkaufs-, Freigabe-, Compliance- und Sicherheitsrichtlinien ihres Unternehmens zu beachten.

Wird die App in Gruppenchats, Kanälen oder Besprechungen genutzt, an denen weitere Personen teilnehmen, berücksichtigt GuidedBuying bei der Ausgabe von Informationen neben den Berechtigungen des anfragenden Benutzers auch den Empfängerkreis. In gemeinsam sichtbaren Konversationen geteilte Karten enthalten keine individuellen Preise und Konditionen; diese stehen dem Benutzer ausschließlich in seiner persönlichen, authentifizierten Ansicht zur Verfügung. Die Verantwortung des Kunden für seine Berechtigungskonfiguration sowie für die eigenständige Weitergabe von Informationen durch seine Benutzer bleibt unberührt; Benutzer dürfen vertrauliche Preis- oder Konditionsauskünfte nicht an externe oder nicht berechtigte Teilnehmer weitergeben.

5. Authentifizierung und Identität (Microsoft Entra ID / SSO)

Die Authentifizierung kann über Microsoft Entra ID bzw. Microsoft 365 (Single Sign-On) erfolgen. Die App verwendet die von Microsoft bereitgestellte Identität, um einen Benutzer einem Kunden (Mandanten), seinen Benutzerrechten und kundenspezifischen Einstellungen zuzuordnen, sowie im erforderlichen Umfang für Sicherheits-, Support- und Protokollierungszwecke nach Ziffer 14. Berechtigungen werden nur im erforderlichen Umfang angefordert und verwendet.

Authentifizierungs- und Autorisierungsmechanismen dürfen nicht umgangen oder manipuliert werden. Der Entzug von Berechtigungen, die Deaktivierung eines Benutzerkontos oder Änderungen im Microsoft-Tenant des Kunden können dazu führen, dass Funktionen teilweise oder gänzlich nicht mehr verfügbar sind. Die technische Identifikation eines Benutzers führt in keinem Fall dazu, dass Rechte zwischen Mandanten oder Benutzern übertragen werden.

6. Unzulässige Nutzung

Untersagt sind insbesondere:

automatisiertes Scraping oder Crawling sowie massenhaftes Auslesen von Daten außerhalb der ausdrücklich bereitgestellten Schnittstellen bzw. der normalen oder vereinbarten Nutzung;
Reverse Engineering, Dekompilierung oder Disassemblierung, soweit nicht zwingendes Recht (insbesondere §§ 69d, 69e UrhG) dies gestattet;
die Umgehung technischer Schutzmaßnahmen, von Rate Limits oder von Benutzer-, Rollen- oder Mandantenbeschränkungen;
automatisierte Zugriffe in einem Umfang, der der normalen bzw. vereinbarten Nutzung nicht entspricht, sowie die absichtliche Erzeugung übermäßiger Systemlast;
Denial-of-Service-Angriffe und vergleichbare Angriffe, nicht autorisiertes Vulnerability Scanning und nicht autorisierte Penetrationstests;
die Manipulation von Requests, Parametern, Sitzungen oder Token sowie die Vortäuschung einer fremden Benutzeridentität;
jeder nicht autorisierte Zugriff auf Daten anderer Kunden oder Mandanten;
das Einbringen oder Verbreiten von Schadsoftware;
die Nutzung der Dienste zur Umgehung unternehmensinterner Beschaffungs-, Freigabe- oder Compliance-Prozesse.

7. Zweckbindung, Plattformdaten und Kundendaten

Über die Dienste zugängliche Inhalte, insbesondere Produktdaten, Preise, Lieferantendaten, Verfügbarkeiten, Suchergebnisse und sonstige Plattformdaten, dürfen nur für den vorgesehenen beschaffungsbezogenen Zweck verwendet werden. Unzulässig sind, soweit nicht ausdrücklich vertraglich vereinbart: der systematische Aufbau eigener Datenbestände aus geschützten Plattformbeständen oder Daten Dritter, deren unberechtigte Weitergabe an Dritte, ihre kommerzielle Weiterverwertung außerhalb der vereinbarten Nutzung sowie die Nutzung von Daten anderer Benutzer, Kunden oder Lieferanten für fremde Zwecke.

Unberührt bleiben die vertragsgemäße Verwendung kundeneigener Daten sowie die Nutzung vereinbarter Exporte und Berichte (etwa Savings- oder KPI-Reports, ERP-Übergaben und Auditnachweise) für interne Beschaffungs-, Analyse-, Dokumentations- und Nachweiszwecke des Kunden. Weitergehende Rechte an geschützten Plattformbeständen oder an Daten Dritter werden hierdurch nicht eingeräumt.

Kundeneigene Daten bleiben dem jeweiligen Kunden zugeordnet. Der Kunde räumt GuidedBuying das zweckgebundene, für die Erbringung der Dienste erforderliche Recht ein, die von ihm oder seinen Benutzern bereitgestellten Inhalte zu verarbeiten, zu normalisieren, mit Katalog- und Preisquellen abzugleichen, zu speichern und im vereinbarten Rahmen durch die nach der Auftragsverarbeitungsvereinbarung zugelassenen Dienstleister verarbeiten zu lassen. Weitergehende Datennutzungsrechte werden GuidedBuying durch diese Bedingungen nicht eingeräumt.

Kundendaten werden mandantengeschützt und ausschließlich für die mit dem jeweiligen Kunden vereinbarten Zwecke verarbeitet. Eine Nutzung zugunsten anderer Kunden oder eine Offenlegung an diese ist ausgeschlossen, soweit sie nicht Bestandteil einer mit dem betroffenen Kunden ausdrücklich vereinbarten, zweckgebundenen Zusammenarbeit nach Ziffer 16 ist. Kundendaten werden weder von GuidedBuying noch von den eingesetzten Dienstleistern für das Training von KI-Modellen verwendet. Gesetzliche Vorgaben und Rechte Dritter bleiben unberührt. Rechte an Software, Datenmodellen, Benutzeroberflächen und sonstigen Bestandteilen der Dienste verbleiben beim jeweiligen Rechteinhaber (Ziffer 17).

8. APIs, Agenten und automatisierte Zugriffe

APIs, Tool-Schnittstellen (z. B. MCP), Agenten und sonstige automatisierte Funktionen dürfen ausschließlich im vorgesehenen bzw. vereinbarten Umfang genutzt werden. Zugriffe erfolgen ausschließlich innerhalb des jeweils autorisierten Mandanten- und Berechtigungskontexts. Benutzerbezogene Zugriffe, auch über Agenten oder andere automatisierte Komponenten, sind auf die Berechtigungen des jeweiligen Benutzers begrenzt und erweitern diese nicht. Gesondert vereinbarte technische Konten und Hintergrundprozesse erhalten ausschließlich die hierfür ausdrücklich eingeräumten Berechtigungen.

Untersagt sind die Nutzung nicht dokumentierter oder interner Endpunkte, der Aufbau eigener Integrationen gegen interne Schnittstellen ohne Zustimmung sowie die Nutzung der Dienste als generischer Backend-Service oder Massen-API ohne entsprechende Vereinbarung. GuidedBuying darf Rate Limits, Request Limits, Sicherheitsprüfungen, Missbrauchserkennung und Zugriffsbeschränkungen einsetzen. Automatisierte Zugriffe unterliegen denselben Berechtigungs-, Mandanten- und Sicherheitsgrenzen wie interaktive Zugriffe.

9. KI-gestützte Funktionen

Bestimmte Funktionen können künstliche Intelligenz, Sprachmodelle oder agentische Systeme verwenden. KI-generierte Ausgaben werden in der Oberfläche als solche gekennzeichnet („KI generiert“). Frei formulierte KI-Erläuterungen, Zusammenfassungen oder Interpretationen können unvollständig, ungenau, missverständlich, veraltet oder fehlerhaft sein; sie stellen keine Zusicherung oder Garantie dar, insbesondere nicht hinsichtlich Produktmerkmalen, Preisen, Verfügbarkeiten, Lieferzeiten, Lieferbedingungen oder Vertragsbedingungen. Als KI-generiert gekennzeichnete Angaben sind vom Benutzer vor ihrer geschäftlichen Verwendung zu überprüfen.

Vertraglich vereinbarte Leistungen von GuidedBuying, insbesondere zur Produktidentifikation, zum Artikelabgleich, zur Preisprüfung, zur Anwendung vereinbarter Beschaffungsregeln und zur Dokumentation von Ergebnissen, bleiben von diesen Hinweisen unberührt. Prüfpflichten des Kunden beziehen sich insbesondere auf seinen konkreten Bedarf, kundenseitige Freigaben und als KI-generiert gekennzeichnete Angaben; sie ersetzen nicht die von GuidedBuying vertraglich übernommenen Prüf- und Leistungspflichten.

KI-Funktionen dürfen nicht eingesetzt werden, um Berechtigungen, Freigaben, Compliance-Regeln oder Sicherheitsmechanismen zu umgehen. Unzulässig sind insbesondere Eingaben oder sonstige Manipulationsversuche (unabhängig von der verwendeten Technik), die darauf abzielen, interne Systemanweisungen offenzulegen, vertrauliche Informationen oder Informationen anderer Kunden zu erlangen, Sicherheitsmechanismen zu umgehen, nicht autorisierte Tool-Aufrufe auszulösen oder Aktionen im Namen anderer Benutzer auszuführen.

10. Produkt-, Preis- und Lieferanteninformationen

Produkt-, Preis-, Lieferanten-, Verfügbarkeits- und Lieferzeitinformationen können ganz oder teilweise von Drittanbietern (z. B. Lieferanten, Herstellern, Distributoren, Marktplätzen) stammen und sich kurzfristig ändern. Im Preisvergleich angezeigte Preise und Angebote werden laufend aktualisiert und sind bis zu ihrer Bestätigung indikativ; sie stellen keine verbindliche Lieferanten- oder Preiszusage dar. Vor der Übergabe in den Bestellprozess werden die Preise der Warenkorbpositionen entsprechend der Kundenkonfiguration über eine Schnittstelle beim jeweiligen Lieferanten überprüft; kann ein Preis nicht bestätigt werden, ist die Position nicht bestellbar. Verbindlich sind die Bedingungen des jeweiligen tatsächlichen Beschaffungs-, Bestell- oder Vertragsprozesses zwischen dem Kunden und dem jeweiligen Lieferanten. Die Ermittlung und Kennzeichnung ausgewiesener Einsparungen sowie die Berechnung einer etwaigen erfolgsabhängigen Vergütung richten sich nach dem jeweiligen Kundenvertrag.

GuidedBuying ist weder Verkäufer noch Vertragspartei der Beschaffungstransaktion. Die Dienste übermitteln oder verarbeiten Beschaffungsvorgänge ausschließlich im vereinbarten Berechtigungs- und Freigaberahmen des Kunden; hierdurch entsteht keine Einkaufsvollmacht für GuidedBuying.

11. Externe Systeme und Abhängigkeiten

Die Dienste können technisch von Systemen Dritter abhängen, insbesondere von Microsoft Teams, Microsoft 365, Microsoft Entra ID, ERP- und SRM-Systemen, Lieferantensystemen, PunchOut-Shops, Hersteller- und Distributorensystemen sowie externen APIs. Die Verfügbarkeit dieser Dienste liegt nicht durchgängig im Einflussbereich von GuidedBuying; Änderungen, Ausfälle oder Sperrungen bei Drittanbietern können zu Einschränkungen der Funktionen führen. Links oder technische Übergänge zu Drittanbieterdiensten bedeuten keine Übernahme der Verantwortung für deren Inhalte, Leistungen oder Geschäftsbedingungen. Die Verantwortung von GuidedBuying für die eigene Auswahl, Integration und Verarbeitung sowie für vertraglich geschuldete Prüfungen bleibt unberührt (Ziffer 18).

12. Verfügbarkeit, Wartung und Weiterentwicklung

GuidedBuying erbringt die Dienste mit angemessener Sorgfalt, übernimmt in diesen Bedingungen jedoch keine Garantie einer ununterbrochenen Verfügbarkeit; Service Level ergeben sich aus den individuellen Vereinbarungen mit dem Kunden. Wartungen, Updates und sicherheitsbedingte kurzfristige Einschränkungen sind zulässig; geplante Wartungen werden, soweit praktikabel, vorab angekündigt. Funktionen können weiterentwickelt, ergänzt oder angepasst werden, soweit der vereinbarte Leistungsumfang für den Kunden nicht wesentlich beeinträchtigt wird. GuidedBuying darf einzelne Funktionen bei Sicherheitsproblemen, Missbrauch, technischen Störungen oder Änderungen bei Drittanbietern vorübergehend einschränken; die Einschränkung ist auf das erforderliche Maß zu begrenzen und nach Wegfall des Grundes aufzuheben. Eine dauerhafte Verschlechterung vertraglich zugesagter Leistungen wird nicht durch eine bloße Mitteilung wirksam, sondern richtet sich nach Ziffer 22 und dem jeweiligen Kundenvertrag. Über erhebliche, vertragsrelevante Änderungen werden Kunden in Textform oder über die App informiert.

13. Missbrauch, Schutzmaßnahmen und Sperrung

Bei Sicherheitsverletzungen oder erheblichem Missbrauch (etwa ungewöhnlichem automatisiertem Traffic, Credential-Missbrauch, Zugriffen oder Zugriffsversuchen auf fremde Daten, Angriffsversuchen, der Manipulation von Sitzungen oder Token, der Umgehung von Rate Limits oder dem Missbrauch von APIs oder Agenten) darf GuidedBuying den Zugang des betroffenen Benutzers oder Systems vorübergehend einschränken oder sperren und sicherheitsrelevante Ereignisse untersuchen. Maßnahmen erfolgen verhältnismäßig, beschränken sich soweit möglich auf die betroffenen Zugänge und werden nach Wegfall des Grundes aufgehoben. Bei Unternehmenskunden wird, soweit praktikabel, der zuständige Administrator bzw. Vertragspartner unverzüglich eingebunden. Weitergehende vertragliche und gesetzliche Rechte bleiben unberührt.

14. Technische Protokollierung

GuidedBuying protokolliert technische Ereignisse, soweit dies für Fehleranalyse, Sicherheits-Monitoring, Missbrauchserkennung, Incident Response, Verfügbarkeitsmessung, technische Nachvollziehbarkeit oder Support erforderlich ist. Einzelheiten zu Art und Umfang verarbeiteter Daten, Speicherdauern, Löschfristen, Rechtsgrundlagen und Unterauftragsverarbeitern ergeben sich aus der Datenschutzerklärung sowie (für Unternehmenskunden) aus der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und der Sicherheitsdokumentation. Diese Ziffer beschreibt die Protokollierung; die datenschutzrechtliche Grundlage und die Rollenverteilung ergeben sich aus den genannten Dokumenten.

15. Verantwortlichkeiten des Kunden und Freistellung

Der Kunde ist verantwortlich für die Richtigkeit und Aktualität seiner Benutzer- und Stammdaten sowie für die von ihm konfigurierten Benutzerrechte, Rollen, Organisationsstrukturen, Freigaben, Kostenstellen, Lieferantenberechtigungen und sonstigen Stammdaten. Der Kunde ist ferner für die Konfiguration seiner nachgelagerten Systeme verantwortlich, soweit diese nicht durch GuidedBuying betrieben oder verwaltet werden, und stellt sicher, dass seine Benutzer die für ihn geltenden Einkaufs-, Freigabe-, Datenschutz- und Compliance-Regeln beachten.

Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass die von ihm oder seinen Benutzern bereitgestellten, übermittelten, hochgeladenen oder über die Dienste verarbeiteten Daten, Inhalte und Informationen rechtmäßig verwendet werden dürfen und dass deren Nutzung im Rahmen der Dienste keine Rechte Dritter oder gesetzlichen Vorschriften verletzt. Der Kunde stellt insbesondere sicher, dass er über die hierfür erforderlichen Rechte, Einwilligungen und sonstigen Berechtigungen verfügt. GuidedBuying bleibt für seine eigenen Verarbeitungsschritte und Pflichten verantwortlich; die Rollen- und Verantwortungszuordnung nach der DSGVO bleibt unberührt.

Der Kunde haftet nach den gesetzlichen Vorschriften für Schäden, die GuidedBuying durch eine schuldhafte Verletzung seiner Pflichten aus diesen Bedingungen oder durch eine schuldhafte vertragswidrige Nutzung der Dienste durch den Kunden oder (im gesetzlich zurechenbaren Umfang) durch seine Benutzer entstehen.

Der Kunde stellt GuidedBuying von berechtigten Ansprüchen Dritter frei, die aufgrund einer vom Kunden oder im gesetzlich zurechenbaren Umfang von seinen Benutzern zu vertretenden Verletzung von Rechten Dritter, einer rechtswidrigen Verarbeitung oder Bereitstellung von Daten oder Inhalten oder einer sonstigen vertragswidrigen Nutzung der Dienste gegen GuidedBuying geltend gemacht werden. Die Freistellung umfasst auch die angemessenen und erforderlichen Kosten der Rechtsverteidigung.

Die Freistellungsverpflichtung gilt nicht, soweit GuidedBuying den jeweiligen Anspruch selbst zu vertreten hat. GuidedBuying wird den Kunden über geltend gemachte Ansprüche Dritter unverzüglich informieren und ihm, soweit rechtlich und tatsächlich möglich, Gelegenheit zur Mitwirkung an der Rechtsverteidigung geben. Keine Partei gibt ohne Zustimmung der anderen Partei Anerkenntnisse ab oder schließt Vergleiche zu deren Lasten; die Zustimmung darf nicht unbillig verweigert werden.

16. Mandantentrennung und Berechtigungskontext

Grundsatz: Ein Benutzer, Agent oder integriertes System darf nur innerhalb des jeweils autorisierten Mandanten- und Berechtigungskontexts handeln.

Unzulässig sind insbesondere nicht autorisierte mandantenübergreifende Zugriffe und Datenweitergaben, jede Rechteeskalation über Integrationen, die Übernahme fremder Benutzerkontexte, Tool-Aufrufe außerhalb der jeweils eingeräumten Berechtigung sowie die Erweiterung von Benutzerrechten durch Microsoft Copilot, Microsoft Teams oder andere Agentensysteme. Handelt ein Benutzer über Microsoft Teams oder Microsoft Copilot, führt GuidedBuying Funktionen und Tool-Aufrufe ausschließlich im autorisierten Kontext dieses Benutzers aus; die Nutzung eines Agenten erzeugt keine zusätzlichen Berechtigungen in den GuidedBuying-Diensten.

Eine ausdrücklich vereinbarte und freigeschaltete Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg (etwa mit Einkaufsverbünden, verbundenen Unternehmen oder freigegebenen Dienstleistern) bleibt zulässig; sie ist zweckgebunden und auf die hierfür eingeräumten Berechtigungen beschränkt.

17. Geistiges Eigentum und Nutzungsrechte

Software, APIs, Benutzeroberflächen, Marken, Datenmodelle und Dokumentation bleiben Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber. Der Kunde erhält für die Dauer des zugrunde liegenden Vertrags ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht unterlizenzierbares und (soweit nicht anders vereinbart) nicht übertragbares Recht zur Nutzung der App und der Dienste für eigene geschäftliche Zwecke. Eine Weiterveräußerung, Vermietung oder Unterlizenzierung sowie die unerlaubte Vervielfältigung von Software oder Dokumentation sind unzulässig. Übermittelt der Kunde oder ein Benutzer Feedback oder Verbesserungsvorschläge, darf GuidedBuying diese ohne gesonderte Vergütung für die Weiterentwicklung der Dienste verwenden; vertrauliche Informationen und Kundendaten (Ziffer 7, Ziffer 20) bleiben hiervon unberührt.

18. Gewährleistung und Haftung

GuidedBuying erbringt die Dienste mit der Sorgfalt eines ordentlichen Anbieters. Eine Garantie für eine fehlerfreie Software, eine ununterbrochene Verfügbarkeit, die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität von Drittanbieter-Informationen (Ziffer 10), die Verfügbarkeit externer Dienste (Ziffer 11), die Richtigkeit oder Eignung frei formulierter KI-Erläuterungen (Ziffer 9) oder die dauerhafte Verfügbarkeit bzw. Unveränderlichkeit von Drittanbieter-Schnittstellen wird nicht übernommen. Zusicherungen und Garantien bedürfen einer ausdrücklichen Vereinbarung in Textform; individuell getroffene Vereinbarungen bleiben unberührt. Gewährleistungsrechte des Kunden bei mangelhafter Leistung richten sich nach dem jeweiligen Kundenvertrag und den gesetzlichen Vorschriften; die nachfolgenden Haftungsregelungen gelten auch für mangelbedingte Schadensersatzansprüche.

GuidedBuying haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz, bei arglistig verschwiegenen Mängeln sowie im Umfang einer ausdrücklich übernommenen Garantie.

Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet GuidedBuying nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, also solcher Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf; in diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt. Für die einfach fahrlässige Verletzung sonstiger Pflichten ist die Haftung ausgeschlossen.

Für Ausfälle, Änderungen oder Fehlfunktionen von Drittanbieterdiensten und -schnittstellen sowie für unrichtige, unvollständige oder veraltete Informationen Dritter haftet GuidedBuying nur, soweit es diese zu vertreten hat. Die Verantwortung von GuidedBuying für die eigene Auswahl und Steuerung eingesetzter Dienstleister, für die eigene Integration und Verarbeitung sowie für vertraglich geschuldete Prüfungen bleibt unberührt. Die gesetzliche Zurechnung des Verschuldens gesetzlicher Vertreter und Erfüllungsgehilfen (§ 278 BGB) bleibt unberührt.

GuidedBuying haftet nicht für Schäden, die darauf beruhen, dass der Kunde oder ein Benutzer entgegen den in Ziffer 9 und Ziffer 10 vorgesehenen Prüf-, Mitwirkungs- oder Sorgfaltspflichten KI-generierte oder indikative Angaben ungeprüft für geschäftliche Entscheidungen oder Transaktionen verwendet, soweit GuidedBuying den Schaden nicht zu vertreten hat. Von GuidedBuying vertraglich übernommene Prüf- und Leistungspflichten bleiben hiervon unberührt.

Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten nicht, soweit eine Haftung nach zwingendem Recht nicht beschränkt werden darf. Die Haftung des Kunden gegenüber GuidedBuying richtet sich nach Ziffer 15 und den gesetzlichen Vorschriften. Haftungsregelungen individueller Vereinbarungen (einschließlich etwaiger betragsmäßiger Haftungsobergrenzen) gehen dieser Ziffer vor (Ziffer 2).

19. Sicherheitsmeldungen (Responsible Disclosure)

Hinweise auf Sicherheitsprobleme nehmen wir unter security@guidedbuying.com entgegen. Erkannte oder vermutete Schwachstellen dürfen nicht ausgenutzt werden, insbesondere nicht für den Zugriff auf fremde Daten; sicherheitskritische Details sollen vor einer Veröffentlichung angemessen mit uns abgestimmt werden, soweit rechtlich zulässig. GuidedBuying darf Zugriffe unmittelbar einschränken, wenn dies zum Schutz von Kunden, Daten oder der Plattform erforderlich ist. Wir bedanken uns bei Sicherheitsforschern, die verantwortungsvoll mit uns zusammenarbeiten.

Diese Ziffer regelt eingehende Hinweise Dritter. Die eigenen Informationspflichten von GuidedBuying bei Sicherheits- und Datenschutzvorfällen gegenüber dem Kunden (einschließlich der Meldefristen nach der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung) bleiben hiervon unberührt.

20. Vertraulichkeit

Die Parteien behandeln alle ihnen im Zusammenhang mit der Nutzung der App oder der Dienste zugänglich gemachten vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich und verwenden sie ausschließlich für die Durchführung der jeweiligen Geschäftsbeziehung. Als vertrauliche Informationen gelten insbesondere nicht öffentliche technische, wirtschaftliche, organisatorische und geschäftliche Informationen sowie kundenspezifische Daten, Konfigurationen, Integrationsinformationen, Sicherheitsinformationen und Zugangsdaten.

Die Weitergabe vertraulicher Informationen an Mitarbeiter, Berater und Dienstleister ist zulässig, soweit diese die Informationen für die Durchführung der Geschäftsbeziehung benötigen und zu entsprechender Vertraulichkeit verpflichtet sind. Die Verpflichtung zur Vertraulichkeit gilt nicht für Informationen, die nachweislich bereits öffentlich bekannt waren, ohne Verstoß gegen eine Vertraulichkeitsverpflichtung öffentlich bekannt werden, der empfangenden Partei bereits rechtmäßig bekannt waren oder von ihr unabhängig entwickelt wurden. Gesetzlich, behördlich oder gerichtlich angeordnete Offenlegungen bleiben zulässig; soweit rechtlich zulässig, ist die andere Partei vorab hierüber zu informieren. Die Vertraulichkeitspflichten gelten für die Dauer von drei Jahren nach Beendigung des Vertragsverhältnisses fort; für Geschäftsgeheimnisse gelten sie unbefristet. Weitergehende gesetzliche Datenschutz- und Geheimhaltungspflichten sowie weitergehende Vertraulichkeitsvereinbarungen zwischen GuidedBuying und dem Kunden bleiben unberührt bzw. gehen diesen Regelungen vor.

21. Beendigung der Nutzung, Vertragslaufzeit und Datenexport

Benutzer können die Nutzung der App jederzeit beenden, insbesondere durch Entfernung der App aus Microsoft Teams. Zugriffsrechte können ferner enden durch Vertragsende, Deaktivierung des Benutzerkontos, Entzug von Microsoft-Entra-Berechtigungen oder Sperrung wegen Missbrauchs (Ziffer 13). Die Deinstallation oder Deaktivierung der App beendet weder ein bestehendes Vertragsverhältnis zwischen GuidedBuying und dem Kunden noch führt sie automatisch zur Löschung gespeicherter Kundendaten. Laufzeit, ordentliche Kündigung und sonstige Beendigungsrechte eines entgeltlichen Vertragsverhältnisses richten sich nach dem jeweils zugrunde liegenden individuellen Vertrag.

Der Umgang mit Kundendaten nach Vertragsende (einschließlich Export, Rückgabe, Löschung, Löschfristen und Backups) richtet sich nach der jeweiligen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, dem individuellen Vertrag und der Datenschutzerklärung.

Der Kunde kann jederzeit zu einem anderen Anbieter wechseln oder seine exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte in eine eigene IT-Umgebung übernehmen. Die Rechte des Kunden und die Pflichten von GuidedBuying beim Wechsel (insbesondere Ablauf und Fristen, Übergangs- und Abrufzeitraum, die abschließende Aufstellung der exportierbaren und der ausgenommenen Datenkategorien, Formate, Unterstützung, Sicherheit, Löschung, Vertragsende und Entgelte) sind im Anhang „Wechsel und Datenexport“ geregelt, der Bestandteil dieser Bedingungen ist und die Vorgaben der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act) umsetzt. Für den Kunden günstigere Regelungen im Kundenvertrag bleiben unberührt.

22. Änderungen dieser Bedingungen

Neue Fassungen dieser Bedingungen gelten für neu geschlossene Verträge, soweit sie wirksam vereinbart werden. Versionsstand und Datum der letzten Änderung werden oben auf dieser Seite angegeben; frühere Fassungen stellen wir Kunden auf Anfrage zur Verfügung.

Änderungen dieser Bedingungen für bestehende Vertragsverhältnisse bedürfen einer Vereinbarung mit dem Kunden. Vorgeschlagene Änderungen werden grundsätzlich mindestens sechs Wochen vor dem vorgesehenen Wirksamwerden in Textform mitgeteilt; die Parteien können einen kürzeren Vorlauf vereinbaren. Schweigen oder die bloße weitere Nutzung der Dienste gelten nicht als Zustimmung. Stimmt der Kunde einer vorgeschlagenen Änderung nicht zu, gilt die bisherige Fassung für das bestehende Vertragsverhältnis fort; das Recht beider Parteien zur ordentlichen Kündigung nach dem Kundenvertrag sowie gesetzliche Rechte zur Kündigung aus wichtigem Grund bleiben unberührt.

Technische Betriebs-, Wartungs- und Sicherheitsmaßnahmen im Rahmen der Ziffern 12 und 13 sind hiervon unabhängig und stellen für sich genommen keine Änderung dieser Bedingungen dar. Zwingende gesetzliche Vorgaben bleiben unberührt. Änderungsregelungen in individuellen Vereinbarungen gehen vor.

Anhang: Wechsel und Datenexport

Regelung zum Anbieterwechsel und zur Datenübertragbarkeit nach Art. 23 ff. der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act)

A.1 Geltung

Dieser Anhang gilt für die von GuidedBuying erbrachten Datenverarbeitungsdienste, soweit diese und das jeweilige Kundenverhältnis den Regelungen des Kapitels VI der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act) unterliegen. Gesetzliche Sonderregelungen bleiben unberührt. Für andere Leistungen gelten die jeweils vereinbarten Regelungen.

Der Anhang regelt die Rechte des Kunden und die Pflichten von GuidedBuying beim Wechsel zu einem anderen Datenverarbeitungsdienst oder in eine eigene IT-Umgebung des Kunden sowie beim Export und bei der Löschung von Daten. Er ist Bestandteil dieser Bedingungen und gilt in dem in Ziffer 2 beschriebenen Umfang auch für Kunden, deren Kundenvertrag keine oder eine für den Kunden weniger günstige Regelung zum Anbieterwechsel enthält; die übrigen Regelungen des jeweiligen Kundenvertrags bleiben unberührt. Für den Kunden günstigere Regelungen im Kundenvertrag gehen vor. Beide Parteien wirken beim Wechsel nach Treu und Glauben zusammen.

A.2 Einleitung des Wechsels

Der Kunde kann den Wechsel jederzeit durch Mitteilung in Textform an support@guidedbuying.com oder an seinen benannten Ansprechpartner einleiten. Die Ankündigungsfrist für die Einleitung des Wechsels beträgt höchstens zwei Monate ab Zugang der Mitteilung; eine im Kundenvertrag vereinbarte kürzere Frist geht vor. Der Kunde kann eine oder mehrere der folgenden Maßnahmen wählen: (a) Wechsel zu einem anderen Anbieter unter Angabe der für die Übertragung erforderlichen Angaben zum Zielanbieter, (b) Übernahme seiner exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte in eine eigene IT-Umgebung, (c) Löschung seiner exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte ohne Wechsel. Der Kunde kann diese Entscheidung bereits mit der Einleitung mitteilen; er kann sie bis zum Ablauf der Ankündigungsfrist konkretisieren. Der Kunde kann den Wechsel auch durch von ihm beauftragte Dritte durchführen lassen.

A.3 Übergangszeitraum und Unterstützung

Nach Ablauf der Ankündigungsfrist beginnt der Übergangszeitraum von höchstens 30 Kalendertagen, in dem der Wechsel durchgeführt wird. Während des Übergangszeitraums gilt der Kundenvertrag fort. GuidedBuying wird in diesem Zeitraum (1) den Kunden und von ihm beauftragte Dritte beim Wechsel angemessen unterstützen, (2) mit der gebotenen Sorgfalt die Geschäftskontinuität wahren und die vertraglich vereinbarten Funktionen und Dienste weiter erbringen, (3) den Kunden über bekannte Risiken für die Kontinuität der Funktionen und Dienste auf Seiten von GuidedBuying informieren und (4) während des gesamten Wechsels ein hohes Sicherheitsniveau gewährleisten, insbesondere die Sicherheit der Daten bei der Übertragung und während des Abrufzeitraums nach A.5. GuidedBuying unterstützt darüber hinaus die Ausstiegsstrategie des Kunden für die vertraglich vereinbarten Dienste, einschließlich der Bereitstellung aller hierfür relevanten Informationen.

Ist die Einhaltung des Übergangszeitraums von 30 Kalendertagen technisch nicht durchführbar, teilt GuidedBuying dies dem Kunden innerhalb von 14 Arbeitstagen nach Zugang der Wechselmitteilung mit, begründet die technische Undurchführbarkeit und benennt einen alternativen Übergangszeitraum von höchstens sieben Monaten; die Kontinuität der Dienste wird während des gesamten alternativen Übergangszeitraums gewährleistet. Unabhängig davon kann der Kunde den Übergangszeitraum einmalig um einen Zeitraum verlängern, den er für seine Zwecke für angemessen hält; die Verlängerung teilt er GuidedBuying in Textform mit.

A.4 Exportierbare Daten, digitale Vermögenswerte und Formate

Exportierbar sind alle Ein- und Ausgabedaten einschließlich Metadaten, die durch die Nutzung der Dienste durch den Kunden unmittelbar oder mittelbar erzeugt oder mit erzeugt wurden, sowie die digitalen Vermögenswerte, an denen dem Kunden ein Nutzungsrecht zusteht. Dies umfasst abschließend folgende Kategorien:

Benutzer- und Organisationsdaten des Kunden: Benutzerstammdaten, Rollen und Berechtigungen, Kostenstellen, Organisations- und Freigabestrukturen;
kundenspezifische Konfiguration: Beschaffungsregeln, Sortiments- und Warengruppensteuerung, Lieferantenfreigaben, Katalogzuordnungen sowie kundenspezifische Schnittstellen- und Integrationseinstellungen;
kundenspezifische Kataloge, Preise und Konditionen, die der Kunde oder seine Lieferanten für ihn eingebracht haben;
Transaktions- und Nutzungsdaten: Bedarfsanfragen, Warenkörbe, Bestellübergaben, Ergebnisse der Preisprüfung und Freigabeprotokolle;
vom Kunden oder seinen Benutzern hochgeladene Dokumente, insbesondere Lieferantenangebote und Bedarfsanforderungen, einschließlich der daraus gewonnenen strukturierten Daten;
Berichte und Auswertungen (u. a. Savings- und KPI-Reports) einschließlich der zugrunde liegenden Daten;
zugehörige Metadaten, insbesondere Zeitstempel, Benutzer- und Statuszuordnungen.

GuidedBuying stellt die exportierbaren Daten auf Anforderung in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bereit: tabellarische Daten als CSV (UTF-8) oder JSON, Zeitangaben nach ISO 8601, Warengruppen (soweit vorhanden) mit UNSPSC- bzw. eCl@ss-Klassifikation; Berichte zusätzlich als XLSX; hochgeladene Dokumente in ihrem Ursprungsformat. Soweit vereinbarte Schnittstellen bestehen, können die Daten auch über diese abgerufen werden. Die Übergabe erfolgt über einen verschlüsselten, authentifizierten Übertragungsweg (insbesondere SFTP oder Download aus der Anwendung). Bekannte Einschränkungen: Der Export bildet den Datenstand zum Zeitpunkt der Erstellung ab; Verknüpfungen zu plattformeigenen Katalogartikeln werden als Artikelkennung (z. B. Hersteller-, Lieferanten- oder Katalogartikelnummer) übergeben, nicht als Katalogdatensatz.

Dieser Abschnitt A.4 ist das Online-Verzeichnis der exportierbaren Datenkategorien, Datenstrukturen, Formate und Schnittstellen im Sinne von Art. 26 Data Act; GuidedBuying hält ihn aktuell und weist auf Änderungen durch Anpassung des Versionsstands dieser Seite hin.

Von den exportierbaren Daten ausgenommen sind folgende Kategorien, die die interne Funktionsweise der Dienste betreffen und deren Herausgabe Geschäftsgeheimnisse von GuidedBuying oder Rechte Dritter verletzen würde: der plattformeigene Katalog-, Preis-, Wettbewerbspreis- und Lieferantendatenbestand, soweit er nicht kundenspezifisch eingebracht wurde; die Matching-, Klassifikations- und Preisermittlungslogik einschließlich Datenmodellen, Algorithmen und Software; die Konfiguration der Plattform selbst; interne Betriebs-, Sicherheits- und Systemprotokolle; sowie Daten Dritter, an denen dem Kunden kein Nutzungsrecht zusteht. Diese Ausnahmen behindern oder verzögern den Wechsel nicht.

A.5 Abrufzeitraum, Löschung und Vertragsende

Nach Ablauf des Übergangszeitraums stehen die exportierbaren Daten dem Kunden für einen Abrufzeitraum von mindestens 30 Kalendertagen zum Abruf zur Verfügung; die Parteien können einen längeren Zeitraum vereinbaren. Nach erfolgreichem Abschluss des Wechsels und Ablauf des Abrufzeitraums bzw. eines vereinbarten längeren Zeitraums löscht GuidedBuying alle exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte, die vom Kunden unmittelbar erzeugt wurden oder sich unmittelbar auf ihn beziehen; die Löschung aus Datensicherungen erfolgt im Rahmen der regulären Backup-Zyklen nach der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt; hiervon betroffene Daten werden gesperrt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht. Auf Wunsch bestätigt GuidedBuying die Löschung in Textform.

Verlangt der Kunde die Löschung ohne Anbieterwechsel, erfolgt diese nach Beendigung des betroffenen Dienstes entsprechend seiner Weisung und den vereinbarten Löschfristen; zuvor kann der Kunde seine exportierbaren Daten innerhalb des Abrufzeitraums abrufen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Der Vertrag über den vom Wechsel bzw. von der Löschung betroffenen Datenverarbeitungsdienst gilt als beendet, und GuidedBuying benachrichtigt den Kunden hierüber in Textform, (a) mit erfolgreichem Abschluss des Wechsels oder (b) mit Ablauf der Ankündigungsfrist nach A.2, wenn der Kunde keinen Wechsel, sondern die Löschung seiner exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte wünscht. Rechtlich selbstständige, vom Wechsel nicht betroffene Vertragsleistungen bleiben unberührt.

A.6 Entgelte

GuidedBuying erhebt für den Wechsel und den Datenexport nach diesem Anhang keine Wechselentgelte. Dieser Verzicht lässt Entgelte für vertragsgemäß erbrachte Leistungen sowie bereits wirksam vereinbarte und rechtlich zulässige Entschädigungen wegen vorzeitiger Vertragsbeendigung unberührt; hierdurch entstehen keine unzulässigen Wechselhindernisse. Gesondert beauftragte Leistungen, die über die nach diesem Anhang geschuldete Unterstützung hinausgehen (z. B. individuelle Datenaufbereitung oder Migrationsprojekte), werden nur auf Grundlage einer gesonderten Vereinbarung vergütet.

A.7 Informationen vor Vertragsschluss

GuidedBuying stellt diesen Anhang, Informationen zu den verfügbaren Wechsel- und Übertragungsverfahren und -formaten sowie zu bekannten Einschränkungen und technischen Beschränkungen bereits vor Vertragsschluss auf dieser Seite zur Verfügung; der Kunde kann sie speichern und vervielfältigen.

A.8 Angaben zur Rechtsordnung und zum Schutz vor Drittstaatenzugriff (Art. 28 Data Act)

Die Plattform von GuidedBuying einschließlich Datenbanken und Datensicherungen wird in Rechenzentren in Deutschland betrieben und unterliegt dem Recht der Bundesrepublik Deutschland und der Europäischen Union. Die optionalen, im Standard deaktivierten KI-Funktionen (Ziffer 9) nutzen Dienste von Amazon Web Services und Google Cloud ausschließlich in Regionen innerhalb der Europäischen Union, erbracht durch deren europäische Vertragseinheiten; die jeweiligen Muttergesellschaften unterliegen dem Recht der Vereinigten Staaten von Amerika. Die Übertragung von Nachrichten innerhalb von Microsoft Teams erfolgt über die Infrastruktur von Microsoft nach den zwischen dem Kunden und Microsoft geltenden Bedingungen.

Zum Schutz vor einem mit dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats unvereinbaren Zugriff von Behörden aus Drittstaaten setzt GuidedBuying insbesondere folgende Maßnahmen ein: Verarbeitung und Speicherung ausschließlich in Deutschland bzw. der EU; bei den optionalen KI-Funktionen keine Speicherung von Ein- und Ausgaben durch die Modellanbieter (Zero Data Retention) und vertragliche Ausschlüsse einer Nutzung für Trainingszwecke; Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung (TLS 1.2 oder höher) und im Ruhezustand (AES-256); rollenbasierte Zugriffskontrolle mit Zwei-Faktor-Authentifizierung für administrative Zugriffe; Auftragsverarbeitungsverträge mit Standardvertragsklauseln, soweit erforderlich. Anfragen von Behörden aus Drittstaaten auf Herausgabe von Kundendaten prüft GuidedBuying auf ihre Vereinbarkeit mit dem Unionsrecht und dem deutschen Recht, gibt Daten nur heraus, soweit dies danach zulässig ist, und informiert den betroffenen Kunden, soweit rechtlich zulässig.

Diese Nutzungsbedingungen gelten für die GuidedBuying App für Microsoft Teams und die damit verbundenen GuidedBuying-Dienste. Eine englische Fassung stellen wir auf Anfrage bereit; im Zweifel ist die deutsche Fassung maßgeblich.